Terugblik op evenementenseizoen 2022
De regionale evenementenkalender 2022 telt 498 evenementen! Hoe kijken we terug op dit evenementenseizoen? De regionale evenementen coördinator Marlous van Huisstede vertelt.
Invloed van Corona
Met de Corona versoepelingen van eind maart ’22 kwamen de voorbereidingen van het evenementenseizoen in een stroomversnelling terecht. Waar normaliter de evenementenadvisering het gehele jaar doorloopt, heeft dit door de impact van de COVID-19 maatregelen grotendeels stilgelegen. Organisatoren hebben gewacht op duidelijkheid, op de lang verwachte ‘’GO’’, om zonder COVID-scenario’s en Testen voor Toegang, evenementen te kunnen organiseren zoals ze bedoeld zijn. Voor een aantal organisatoren kwamen de versoepelingen te laat. De meeste evenementen hebben namelijk (minstens) een jaar voorbereidingstijd. Artiesten worden ruim van tevoren geboekt en in een markt van schaarste, worden materialen en leveranciers een jaar van tevoren vastgelegd. Kosten nemen naar mate de evenementendatum nadert fors toe. Een GO/NO GO moment ligt voor een organisator dan ook veel eerder.
Personele krapte
Naast de korte voorbereidingstijd in de advisering (ook voor de risicovolle C-evenementen) zijn de grootste uitdagingen de personele krapte geweest. Zowel capaciteitstekort aan de kant van de hulpdiensten (met name politie) als evenementenpersoneel zoals horecamedewerkers, beveiligers en verkeersregelaars. Wanneer de politie niet of verminderd aanwezig is bij een evenement, verschuift er een takenpakket naar de gemeente en organisator. Een complex vraagstuk. De begrenzing van het evenemententerrein inclusief taken en verantwoordelijkheden worden opnieuw kortgesloten.
Ook de wegvloeiende knowhow door de impact van twee verloren evenementenseizoenen was goed voelbaar in de sector. Deze topics zijn in de voorbereidende fase van planvorming en risicoanalyses veelvuldig aan bod gekomen, ook in de door de afdeling Crisisbeheersing georganiseerde tabletop oefeningen. Wat betekent dit voor bestaande planvorming en welke aanvullende scenario’s zijn hiervoor benodigd? Hoe lopen de informatielijnen in het Afstemmingsoverleg? Welke afspraken zijn er gemaakt in de planvorming? Is de organisator wel voorbereid op incidentenscenario’s? Beschikt iedere discipline over de juiste informatie? De regionale evenementencoördinator van de afdeling Crisisbeheersing is nauw betrokken bij deze voorbereidingen en stimuleert de multidisciplinaire samenwerking in de voorbereiding en tijdens de uitvoering van een evenement. Komen de juiste informatie en knelpunten bijv. wel op tafel?
Goede samenwerking in de vele evenementen
Vanaf het tweede kwartaal is het goed en divers gevulde evenementenportfolio van Kennemerland weer zichtbaar geweest. Met veel bekende evenementen en honderdduizenden enthousiaste bezoekers, maar ook een aantal nieuwkomers zoals de Libelle Zomerweek in de Expo Haarlemmermeer.
Ook de partners in het Afstemmingsoverleg waren zeer gemotiveerd om weer samen te kunnen werken aan evenementenveiligheid in het veld. Waar evenementen ook weer bewezen dynamisch en potentiële minicrisissen te zijn en waar de voorspelde scenario’s (o.a. personeelstekorten) tot uiting kwamen. En ook de aanhoudende droogte, warme temperaturen en NS-stakingen casussen in het Afstemmingsoverleg waren. Veelal op de dag zelf, als alle bezoekers van een evenement al onderweg zijn. Dat vraagt om flexibiliteit, snel schakelen, scenario denken en oplossingsgericht te werk te gaan. Waar juist in de belangrijke multidisciplinaire voorbereiding de basis is gelegd om een veilige bezoekersbeleving te (blijven) creëren.
Op naar de uitdagingen van seizoen 2023!